ШПАРГАЛКА: какая копия является «надлежащим образом заверенной»?

В соответствии с положениями 115-ФЗ идентификация представляет собой совокупность мероприятий по установлению определенных законом сведений о клиентах, их представителях, выгодоприобретателях, бенефициарных владельцах и подтверждению достоверности этих сведений с использованием оригиналов документов и (или) надлежащим образом заверенных копий и (или) государственных и иных информационных систем. 

При этом законодательство по ПОД/ФТ не содержит описания того, какая копия является заверенной «надлежащим образом» - соответствующие критерии организации устанавливают самостоятельно во внутренних документах (например, в правилах внутреннего контроля). 

В чем же сложность? В необходимости учесть требования, применимые к процессам открытия и обслуживания банковских счетов. 

В частности, Инструкция Банка России от 30.05.2014 № 153-И устанавливает условия, в соответствии с которыми копия документа является «надлежащим образом заверенной». Так, для открытия счета копии документов могут быть представлены в случаях:  

  • засвидетельствования копии документа/выписки из документа нотариусом;
  • изготовления и заверения копии документа должностным/уполномоченным лицом;
  • установления должностным/уполномоченным лицом соответствия копии, заверенной клиентом – юридическим лицом оригиналам документов. 

Несмотря на то, что, с одной стороны, организации могут самостоятельно определить критерии, при соответствии которым для целей проверки достоверности в рамках идентификации может быть представлена копия документа, с другой стороны, кредитные организации обязаны учитывать также и требования регулятора для открытия банковских счетов.

Следствием указанного могут являться случаи, когда одна и та же копия (например, заверенная самостоятельно клиентом) в рамках одних процессов будет являться «надлежащим образом заверенной», в рамках других – нет. 

Как снизить риски в такой ситуации?

Одним из возможных подходов, является отражение в правилах внутреннего контроля в целях ПОД/ФТ критериев, соответствующих Инструкции № 153-И.

Недостатком такого подхода будет являться невозможность полноценно  учесть специфику иностранных клиентов. 

Например, за рубежом существует практика наличия в структуре юридического лица так называемого «корпоративного секретаря», статус которого близок по своей сути к нотариусу. В таких компаниях может существовать практика заверения копий документов таким лицом. С точки зрения российского законодательства такой подход может потребовать необходимости сверить копию соответствующего документа с оригиналом. 

В случае же установления в правилах внутреннего контроля отличных от указанных в Инструкции № 153-И критериев, на практике необходимо учитывать соответствующие отличия и в случае применимости более строгих требований соблюдать их.