7 советов для успешного проведения корпоративных расследований случаев мошенничества

Корпоративное мошенничество – распространенное явление, которое сегодня находится на повестке дня многих компаний. Компании тратят существенные средства на проведение расследований случаев мошенничества как своими силами, так и путем привлечения сторонних компаний. Автор этой статьи более 10 лет занимается проведением подобных расследований, и мы надеемся, что практические советы, описанные ниже, помогут вам успешно проводить расследования.

Давайте на примере рассмотрим, какие факторы могут помешать проведению корпоративного расследования и что необходимо делать для получения успешных результатов расследования. 

1. Ограничьте круг людей, имеющих доступ к сообщению о злоупотреблении.

Сообщения о потенциальных злоупотреблениях в компании часто приходят через так называемую «горячую линию». Важно, чтобы сотрудники, которые имеют к ней доступ, осознавали, что она конфиденциальна. 

Например, в моей практике был случай, когда сотрудница отдела комплаенс получила сообщение о генеральном директоре регионального офиса, который получал «откаты» от местного поставщика в обмен на обеспечение у него закупок. Сотрудница рассказала о полученном сообщении своему коллеге в региональном офисе, с которым у нее были дружеские отношения.  Этот сотрудник сразу же сообщил "новость" своему генеральному директору, что дало последнему возможность повлиять на ход расследования. 

Утечка информации о расследование может случиться на любом его этапе. 

Когда, спустя какое-то время, в региональный офис приехал специалист из отдела расследований, ему для работы отвели комнату, отделенную от коридора пластиковой перегородкой и абсолютно звукопроницаемую. По этой причине сотрудники регионального офиса могли слышать ежедневные телефонные статус-звонки по ходу расследования.

2. Не теряйте время. 

Часто бывает, что подразделение по расследованиям в компании достаточно малочисленное, ресурсов на проработку одновременно нескольких дел не хватает. 

Так же было и в описанном выше случае: расследование потенциального злоупотребления началось лишь спустя два месяца. Когда специалисты из отдела расследований решили связаться с отправителем сообщения, сделать этого уже не удалось. Как потом выяснилось, обратившимся на горячую линию был другой региональный поставщик, предложение которого несправедливо отклонили. Поняв, откуда дует ветер, региональный директор договорился с поставщиком о сотрудничестве, таким образом мотивации для предоставления информации специалистам по расследованиям у поставщика уже не было.

3. Обеспечьте специалистам по расследованию доступ к документам. 

У компании из нашего примера отсутствовал централизованный электронный документооборот, и у специалистов отдела расследований не было доступа к региональным учетным данным или документам. Существующий доступ к исходящим платежам через систему «Клиент-Банк» не позволил получить достаточно информации, чтобы проверить гипотезу о сговоре. Анализ электронной переписки позволил найти несколько документов, которые лишь косвенно свидетельствовали о предоставлении необоснованных преференций определенному поставщику. Пришлось ехать в региональный офис и на месте собирать и анализировать документы.

4. Помните про «легенду». 

Часто при проведении корпоративных расследований цель проверки не озвучивается, или озвучивается, но не полностью. В нашем примере визит специалистов по расследованию был проведен под видом аудита закупок. Однако специалист по расследованиям несколько раз забывал забрать документы по дополнительным поставщикам (которые на самом деле не анализировались). В то же время документы по поставщику, который являлся объектом расследования, активно анализировались и сопровождались большим количеством дополнительных вопросов. Сотрудники бухгалтерии и отдела закупок быстро поняли, что реально анализируется сотрудничество только с одним поставщиком, о чем они сообщили генеральному директору.

5. Следите за электронными доказательствами – их легко удалить. 

Во время интервью с генеральным директором ему раскрыли реальную цель проверки и попросили передать свой корпоративный ноутбук и смартфон для копирования. Показывая свое желание быть открытым и способствовать расследованию, генеральный директор согласился предоставить свой рабочий ноутбук и телефон, но попросил сделать звонок, чтобы предупредить жену о том, что  он будет недоступен целый день (время обработки данных). 

Сотрудники отдела по расследованиям, желая не стеснять генерального директора присутствием во время разговора, дали ему сделать звонок из своего кабинета. Во время их отсутствия он беспрепятственно удалил несколько приложений-мессенджеров со своего смартфона. При анализе копии данных со смартфона не обнаружилось ни одного сообщения. 

6. Постоянная концентрация.

В региональном офисе компании специалисту по расследованиям нередко указывали на его неглубокие познания в специфике деятельности компании. Сотрудники бухгалтерии жаловались на большой объем запросов и просили отсрочить сроки предоставление документов. 

Из-за отсутствия звукоизоляции рабочей комнаты специалист по расследованиям становился участником всех телефонных разговоров в коридоре. В результате специалисту по расследованиям было сложно сконцентрироваться. Проведение визита в компанию затянулось на несколько недель, за которые так и не удалось собрать факты, подтверждающие подозрения в злоупотреблениях генерального директора. 

Сам генеральный директор отрицал все обвинения в сговоре с поставщиком, говорил, что они беспочвенные, и указывал на то, что компания недавно привлекла еще одного поставщика по интересующему направлению.

Итоговый отчет по расследованию был подготовлен в спешке и получился неточным, общим, и содержал ошибки. 

7. Обращайте внимание на детали. 

Во время анализа данных телефона генерального директора было обнаружено, что он сделал два звонка (а не один звонок жене) из своего кабинета перед тем, как передать телефон специалистам по расследованию. 

Первый звонок действительно был звонком жене, а второй оказался звонком давнему другу. Впоследствии удалось установить, что этот друг являлся покупателем продукции компании, и что через него выводились средства компании. 

Часто именно внимание к деталям позволяет во время расследования выявить другие нарушения помимо основного объекта расследования.

Описанная ситуация вымышленная, хотя и состоит из примеров ошибок, которые, к сожалению, можно встретить при проведении корпоративных расследований.

Любые совпадения или параллели с существующими компаниями или лицами являются случайными.